Afin d’optimiser le fonctionnement de leurs entreprises, la plupart des professionnels ont opté pour la digitalisation. Ce processus implique l’acquisition d’équipements informatiques, favorisant une bonne communication interne entre les membres de ces organisations et une bonne interaction avec leurs clients et autres partenaires. Toutefois, pour la gestion de leur infrastructure, les PME signent généralement un contrat de maintenance informatique avec un prestataire. Si vous envisagez une telle solution, vous devez évidemment en connaitre le contenu et les particularités ainsi que les missions du prestataire qui proposent un tel partenariat.
Contrat de maintenance : de quoi s’agit-il ?
Avant de signer un contrat de maintenance informatique avec une entreprise spécialisée, il faudra bien comprendre à quoi cela retourne. D’abord, il s’agit d’un document de prestation de services qui stipule les clauses de partenariat entre un expert en gestion du système d’information et une structure possédant un parc informatique. Via cette convention synallagmatique, le prestataire s’engage à entretenir régulièrement l’infrastructure de son client. En contrepartie, ce dernier accepte de lui verser une rémunération dont le montant et négocié et consenti par les deux parties. Comme vous pouvez le constater, ce type de collaboration est mis en œuvre dans le cas où la PME décide d’externaliser son service de gestion informatique.
Contrat de maintenance : quels avantages ?
En dehors des engagements susmentionnés, les parties acceptent d’autres obligations qui varient en fonction des missions assignées au prestataire. En attendant d’y revenir, il faut d’ores et déjà préciser que ce type de contrat est bénéfique à plus d’un titre pour le bénéficiaire.
Une expertise à coût réduit
Si l’entreprise devait s’occuper elle-même de sa maintenance informatique, elle sera contrainte de recruter des techniciens à l’interne. Cette solution va s’avérer plutôt très onéreuse parce qu’il faudra financer le processus de recrutement et payer tous les mois des salaires à ces employés. À contrario, grâce au contrat de maintenance, le même service reviendra moins cher à l’entreprise. D’autant plus que les prestataires pratiquent généralement des tarifs compétitifs, englobant une panoplie de services.
Un gain de temps
L’externalisation des services de maintenance informatique d’une entreprise lui permet de gagner du temps. En effet, le prestataire étant exclusivement commis à cette tâche et justifiant d’une grande expérience en la matière, il est plus efficace. De ce fait, le client réduit les délais de résolution des pannes et s’offre également le temps de se consacrer à son cœur de métier.
Des prestations sur mesure
Le contenu des contrats de maintenance varie en fonction des besoins des PME. En tant que telle, celle-ci bénéficie des prestations personnalisées. Il peut s’agir par exemple d’interventions à distance ou celles effectuées sur place.
Contrat de maintenance : quels engagements ?
Le contenu d’un contrat de maintenance informatique se décline essentiellement en engagements pris par les parties. Comme susmentionné, ceux du client se résument au versement d’une rémunération et à la mise à disposition d’un cadre de travail pour le prestataire en cas d’intervention sur place. De son côté, l’expert fournit les garanties suivantes.
Mise à disposition d’ouvriers qualifiés
Dans le contrat de maintenance, le prestataire s’engage à affecter des ouvriers qualifiés pour l’entretien du parc informatique de son client. La finalité étant de lui assurer des prestations de qualité à l’entreprise bénéficiaire. Pour ce faire, il précise à l’avance les certifications, les diplômes et les expériences professionnelles du personnel devant intervenir sur les infrastructures.
Garantie de protection et de sauvegarde des données personnelles
En intervenant sur le parc informatique de son client, le prestataire à accès aux données personnelles de l’entreprise et des salariés. Dans ces conditions, elle doit s’engager à protéger le système d’éventuelles intrusions et à sauvegarder toutes ces informations sensibles de sorte qu’elles puissent être restaurées au besoin.
La fréquence des interventions
Parmi les clauses du contrat de maintenance informatique se trouve la fréquence d’intervention du prestataire. Celle-ci varie en fonction de la qualité de l’infrastructure, du nombre de postes qui la composent et du niveau de fiabilité du système. Ce rythme d’entretien est généralement déterminé de commun accord.
Les équipements couverts par les prestations
Avant son intervention, le spécialiste de la maintenance informatique informe son client à l’avance, du matériel qui fera l’objet de son expertise. Il est alors tenu de respecter tous ces engagements mentionnés dans son contrat.
Contrat de maintenance : les missions du prestataire
En dehors des divers engagements pris par le prestataire, lors d’un contrat de maintenance informatique, ce dernier a à sa charge un certain nombre de missions. Voici justement les plus importantes.
Gestion du service informatique
L’entreprise de maintenance informatique est une structure polyvalente. Elle dispose des compétences capables de gérer le service informatique de son client. Cette prestation implique la définition des besoins des utilisateurs et la recommandation des programmes nécessaires pour le bon fonctionnement de l’organisation professionnelle. Il se charge également de la gestion des licences. En outre, il met en place un système de veille, susceptible d’anticiper sur d’éventuels dysfonctionnements. En cas de panne, il procède à la correction des failles et apprend aux collaborateurs les bonnes pratiques d’utilisation des ressources informatiques.
Hébergement des données
Qu’il intervienne sur place ou à distance, le gestionnaire informatique est chargé d’héberger les données de son client. Dans cette perspective, il met à la disposition de son client, un data center doté de puissants serveurs offrant un espace de stockage illimité et fiable. Dans le même temps, il s’assure de la disponibilité de ces données 24h/24.
Gestion des sauvegardes
Les clauses d’un contrat de maintenance informatique incluent également la gestion des sauvegardes. Autrement dit, le prestataire procède à l’enregistrement automatique des données de son client sur son serveur. Ce service permet de restituer ces informations, en cas d’attaques de programmes pirates ou de défaillance du système informatique.
Installation de nouveaux postes
Dans le cadre d’un contrat de maintenance informatique, le prestataire s’occupe également de l’installation des nouveaux équipements. Il s’assure surtout de leur bonne maitrise par les utilisateurs et les forme au besoin, pour un usage efficient.
Mise à jour de logiciels
La fiabilité d’un système informatique dépend en grande partie de la mise à jour des logiciels qui le composent. Il revient alors au prestataire de programmer cette tâche de sorte que le niveau de sécurité du SI soit optimal.
