Gestion des cotisations associatives : comment y parvenir ?

La France répertorie près d’1,3 million d’associations actives sur tout son territoire. Pour ce qui est de leurs effectifs, ils sont au total plus de 23 millions de Français à intégrer les associations et à œuvrer pour leur bon fonctionnement. Chaque association perçoit fréquemment des cotisations de ses membres afin de financer toutes ses activités.

Qu’est-ce qu’une association ?

Une association est le regroupement de deux ou plusieurs personnes qui fédèrent leurs forces pour réaliser des activités spécifiques. Chaque association a son domaine de prédilection, un secteur vers lequel toutes ses activités sont orientées. La loi Waldeck Rousseau 1er juillet 1901 régule le fonctionnement de toutes les associations résidant sur le territoire français. Cette loi régit aussi la gestion des cotisations associatives.

Quelles sont les différentes formes d’association ?

Il existe trois formes d’association à savoir : l’association de fait, l’association déclarée et l’association agréée.

L’association de fait

Le terme « association de fait » est utilisé pour désigner toute association qui n’a pas encore été déclarée et publiée au Journal Officiel. Ces démarches administratives devraient en temps normal se faire par les fondateurs de l’association. En conséquence, l’existence de l’association de fait ne peut pas être prouvée juridiquement. Elle ne dispose donc pas d’un nom officiel et encore moins d’un siège social. 

Cette situation fait que cette association n’a pas la possibilité d’obtenir des subventions de la part de l’État français ou d’une tierce personne. Ainsi, l’association de fait convient aux associations qui ne recherchent pas des financements extérieurs.

L’association déclarée

Contrairement à l’association de fait, l’association déclarée est celle qui a été déclarée et publiée au Journal Officiel. Elle possède ainsi une existence juridique et peut par conséquent demander des subventions pour étendre ses actions. L’association a un nom officiel et un siège social. Elle a également la possibilité d’ouvrir un compte bancaire en son nom et de saisir la justice en cas de litige.

L’association agréée

Une association agréée est une association déclarée, mais ayant bon nombre de privilèges. Ces privilèges sont accordés par l’État suivant des critères bien précis et concernent plusieurs aspects de leur fonctionnement. Si certaines ont droit à la pratique d'activités comme la chasse ou l’aide aux SDF, d’autres par contre bénéficient d'exonérations fiscales et de subventions provenant de collectivités territoriales. Ces associations sont toutes reconnues d’utilité publique (RUP).

Qu’est-ce qu’une cotisation ?

La cotisation est le moyen par lequel les membres d’une association participent au bon fonctionnement de cette dernière. Son paiement régulier permet à chaque membre d’assister aux assemblées générales. Il est important de ne pas confondre la cotisation et le droit d’entrée. À la différence de la cotisation, qui se paye fréquemment, le droit d’entrée se paye une seule fois. Cette période correspond au moment où l’adhérent intègre l’association pour devenir un membre à part entière. 

Quel est l’état des lieux de la gestion des cotisations associatives ?

L’état des lieux indique que les associations ainsi que leurs membres rencontrent une multitude d’obstacles en ce qui concerne la gestion des cotisations. Le premier problème est celui de la sécurité des fonds issus de la cotisation. En effet, beaucoup de trésoriers d’associations font une gestion catastrophique desdits fonds créant ainsi une méfiance au niveau des membres. 

Le deuxième problème concerne le non-paiement des cotisations. Il est évident que toute association a besoin d’argent pour financer ses activités. Même si l’apport des subventions est important, cela ne saurait remplacer les apports intérieurs. Les cotisations impayées causent des préjudices puisqu’un grand nombre d’associations sont bloquées dans l’exécution de leurs projets en cours.

Pourquoi opter pour un logiciel de gestion des cotisations ?

Comme vous avez pu le constater, les conséquences liées à la mauvaise gestion des cotisations sont néfastes pour le fonctionnement des associations. Les statistiques montrent d’ailleurs que beaucoup d’entre elles ont posé la clé sous le paillasson bien après une gérance irrégulière. Au vu de tout ceci, il est important de trouver des solutions fiables et simples d’utilisation. Le logiciel de gestion fait partie de ces solutions accessibles à tous les dirigeants d’association.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion ?

Le logiciel de gestion règle le problème de sécurité des fonds. Avec lui vos membres peuvent effectuer des paiements sécurisés via divers moyens tels que les cartes bancaires, les chèques… Il vous offre également la possibilité de l’utiliser comme moyen de collecte de dons pour vos événements et stages. Parmi ses fonctionnalités, vous trouverez des tableaux explicites. Ces tableaux sont des condensés des paiements effectués. Si vous le désirez, vous pouvez vous servir du filtre pour obtenir des récapitulatifs concernant une période donnée.  

L’autre fonctionnalité de ce logiciel, c’est sa capacité à relier les paiements aux comptes bancaires de l’association. Une fois que les paiements sont effectifs, ils pourront être transférés sur le compte approprié et servir ainsi à financer les projets en cours d’exécution.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion ?

L’usage d’un logiciel de gestion procure plusieurs avantages à ses utilisateurs.

Une gestion financière simplifiée 

Selon les principes de fonctionnement d’une association, le trésorier se charge de la tenue des comptes. Il a pour rôle de :

  • définir la politique financière à adopter ;
  • recevoir les cotisations des membres de l’association ;
  • suivre les dépenses effectuées ;
  • sécuriser les fonds ;
  • informer les membres sur l’état des comptes de l’association.

Une grande partie de ces actions est réalisée par le logiciel de gestion, ce qui facilite énormément la tâche au trésorier.

Un suivi permanent des paiements

Le suivi des paiements est indispensable dans la gestion des cotisations. Si autrefois les adhérents devaient se déplacer pour payer leurs cotisations, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Grâce aux paiements mobiles sécurisés et rapides via le logiciel, vous pourrez collecter des dons ou des cotisations sans vous déplacer. Ainsi, vous suivrez l’évolution des paiements en temps réel.

Un puissant outil de communication

Pour l’aboutissement de vos événements, il est possible de procéder à des collectes de fonds. Une fois que ces collectes sont lancées, le logiciel met une URL de collecte à votre disposition. Le lien de cette URL de collecte sera ensuite partagé au sein de votre communauté à travers vos réseaux sociaux. De cette façon, vous aurez plus de chances d’atteindre les objectifs de votre collecte.

Comment bien choisir son logiciel de gestion ?

Le choix d’un logiciel de gestion dépend de plusieurs facteurs importants. Le premier facteur est le type d’activité. En effet, toutes les associations n’évoluent pas dans les mêmes secteurs d’activité. Il existe donc des associations sportives, des associations de protection de l’environnement et bien d’autres. Privilégiez alors des logiciels adaptés aux activités de votre association. Les fonctionnalités représentent aussi un facteur primordial. Vous devez alors comparer les fonctionnalités des logiciels afin de trouver celles qui sont les plus avancées. 

Quel est le prix d’un logiciel de gestion ?

Le prix d’un logiciel de gestion varie selon le modèle, le nombre d’adhérents (de votre association) et les fonctionnalités disponibles. Certains logiciels sont gratuits, vous n’aurez en conséquence rien à débourser pour les utiliser. Par contre, d’autres logiciels sont payants avec possibilité de choisir un abonnement mensuel, annuel ou unique. Comptez entre 12 € et 52?€/mois pour des logiciels permettant de gérer jusqu’à 1000 adhérents.

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